Code de conduite nordique

Notre entreprise s'engage en faveur de la durabilité. Cela inclut le respect des principes universellement reconnus en matière de droits de l'homme, notamment les droits du travail, l'environnement et la lutte contre la corruption.

Par conséquent, nous cherchons à garantir que notre propre entreprise et nos fournisseurs opèrent conformément aux exigences du code de conduite des fournisseurs ci-joint.

Notre entreprise reconnaît que l'établissement des processus requis décrits dans le Code de conduite nécessite à la fois du temps et des ressources, en particulier dans les phases initiales, car nous mettons également en œuvre des processus similaires dans nos opérations. Le Code de conduite doit donc être compris comme un outil de coopération et de dialogue avec nos partenaires de la chaîne d'approvisionnement en vue d'améliorer les systèmes permettant de gérer les impacts négatifs sur les droits de l'homme, notamment les droits du travail, l'environnement et la lutte contre la corruption.

En cas de non-respect des exigences de notre Code de conduite, nous nous concentrerons sur la capacité et la volonté des fournisseurs à démontrer des améliorations continues. Nous sommes convaincus que la coopération et le dialogue aboutiront à un partenariat plus efficace, dont les deux parties bénéficieront.

Veuillez vous référer au code de conduite ci-joint pour plus d'informations sur les exigences spécifiques.

Si vous avez des questions concernant cette lettre, notre code de conduite ou notre programme de gestion responsable de la chaîne d'approvisionnement en général, n'hésitez pas à contacter nos bureaux.

Cordialement,
NORDAL A/S

Introduction

Objet du code de conduite

Le but de ce Code de conduite (Code) est de garantir que nos fournisseurs opèrent conformément aux normes minimales internationalement reconnues en matière de droits de l'homme, notamment les droits du travail, l'environnement et la lutte contre la corruption. NORDAL attend donc de ses fournisseurs qu'ils mettent en place des systèmes pour éviter et traiter les impacts négatifs sur ces normes minimales.

NORDAL adhère au contenu de ce Code et attend la même chose de ses fournisseurs. Le respect des exigences de ce Code est donc une condition de tout accord ou contrat entre NORDAL et ses fournisseurs.

L'objectif de ce Code n'est pas de mettre fin à la relation commerciale entre NORDAL et les fournisseurs si une non-conformité venait à être identifiée, mais d'aider les fournisseurs à améliorer continuellement leur gestion des impacts négatifs. NORDAL est donc disposé à travailler avec ses fournisseurs pour se conformer aux dispositions de ce Code. Cependant, NORDAL ne fera pas affaire avec un fournisseur si le respect des termes de ce Code est jugé impossible et si le fournisseur ne montre aucune volonté ou capacité d'atténuer les impacts négatifs identifiés.

NORDAL est conscient que les actions et les pratiques d'approvisionnement de notre entreprise peuvent influencer la capacité des fournisseurs à se conformer aux exigences de ce Code. Par conséquent, NORDAL évaluera régulièrement tout impact négatif qu'il pourrait causer ou auquel il pourrait contribuer par le biais de ses pratiques d'achat, de conformité et d'autres pratiques de la chaîne d'approvisionnement. Cela implique de s'assurer que les pratiques d'achat suivantes n'ont pas d'impact négatif sur la capacité des fournisseurs à répondre aux exigences énoncées dans ce Code : délai de livraison, volume des commandes par rapport à la capacité de production, processus de développement de produits, prix, fluctuation de la taille des commandes et cohérence des commandes. De plus, NORDAL examinera périodiquement l'adéquation et l'efficacité continue de ce Code.

Principes généraux

Ce Code n’est pas et ne doit pas être interprété comme un moyen de contourner ou de porter atteinte aux lois nationales ou aux inspections nationales du travail. De même, ce Code n’est pas et ne doit pas être interprété comme un substitut aux syndicats libres, ni ne doit être utilisé comme un substitut à la négociation collective.

Ce Code décrit les processus nécessaires et les normes minimales. NORDAL n'acceptera aucune tentative d'utiliser les exigences comme moyen d'abaisser les normes existantes. Lors de la mise en œuvre de ce Code, les fournisseurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir qu'ils ne laissent pas involontairement les travailleurs et autres bénéficiaires dans une situation pire qu'avant l'introduction de ce Code.

Principes internationaux et conformité juridique

Les dispositions énoncées dans ce Code établissent des exigences minimales envers les fournisseurs. Ces exigences minimales sont basées sur les dix principes généraux contenus dans le Pacte mondial des Nations Unies, rendus opérationnels par les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme. Les exigences minimales sont établies en tenant compte de la Charte internationale des droits de l'homme, de la Déclaration de l'Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail, de la Déclaration de Rio sur l'environnement et le développement et de la Convention des Nations Unies contre la corruption. En outre, le Code s'appuie sur les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales, édition 2011.

En plus de satisfaire aux exigences minimales de ce Code et d'agir ainsi en tenant compte des accords, principes, objectifs et normes internationaux pertinents, les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois, réglementations, pratiques administratives et autres normes applicables (par exemple, négociation collective (accords ou autres codes de conduite) dans les pays dans lesquels ils opèrent.

Lorsqu'il existe des différences entre les termes de ce Code et les lois nationales ou d'autres normes applicables, les fournisseurs doivent se conformer aux exigences les plus élevées. Les conflits entre les dispositions de ce Code et les lois nationales ou d'autres normes applicables seront évalués par NORDAL en coopération avec son fournisseur et les parties prenantes concernées afin d'établir le plan d'action le plus approprié qui contribuera à favoriser le respect des principes internationaux énoncés. au-dessus de. Si des conflits sont détectés, les fournisseurs doivent en informer immédiatement NORDAL.

II. Exigences du processus

Cette section décrit les processus requis pour que les fournisseurs puissent gérer les impacts négatifs sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes anti-corruption.

NORDAL attend de tous ses fournisseurs qu'ils développent et mettent en œuvre les éléments suivants :

1) déclaration de politique, 2) diligence raisonnable et 3) mesures correctives.

1. Énoncé de politique :

NORDAL attend de ses fournisseurs qu'ils adoptent une déclaration politique s'engageant à respecter les principes internationaux sur lesquels ce Code est basé. La déclaration de politique doit :

Être approuvé par le niveau le plus élevé du fournisseur.
Tenir compte de l'expertise interne ou externe pertinente en matière de droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes de lutte contre la corruption.
Stipulez les attentes en matière de droits de l'homme, y compris les droits du travail, les principes environnementaux et anti-corruption envers le personnel, les partenaires commerciaux et les autres parties directement liées aux opérations, produits ou services des fournisseurs.
Être accessible au public et communiqué à la fois en interne et en externe.
Se refléter dans d'autres politiques et procédures opérationnelles nécessaires pour intégrer la déclaration de politique dans toutes les opérations du fournisseur.

2. Diligence raisonnable :

NORDAL attend de ses fournisseurs qu'ils établissent un processus de diligence raisonnable continue en ce qui concerne les impacts négatifs du FOURNISSEUR sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes anti-corruption. Le processus de diligence raisonnable doit couvrir les impacts négatifs potentiels et réels que les fournisseurs peuvent causer ou auxquels ils peuvent contribuer par le biais de leurs propres activités, ainsi que les impacts négatifs qui peuvent être directement liés aux opérations, produits ou services des fournisseurs par leurs relations commerciales.

La conduite de la diligence raisonnable devrait, au minimum, inclure les éléments suivants pour gérer les impacts négatifs potentiels et réels :

• Identification : Premièrement, une évaluation des impacts négatifs potentiels et réels sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes anti-corruption, doit être menée régulièrement.
• Prévention et atténuation : si des impacts négatifs potentiels ou réels sont identifiés, les fournisseurs doivent intégrer efficacement les résultats de leur évaluation d'impact dans les fonctions et processus internes concernés et prendre les mesures appropriées. Cela implique de veiller à ce que de tels impacts négatifs soient évités ou que des mesures appropriées pour les atténuer soient prises.
• Comptabilité : le processus de gestion des impacts négatifs doit être suivi de près. Les fournisseurs sont tenus de rendre compte de la manière dont ils traitent leurs impacts négatifs potentiels et réels en communiquant leurs conclusions et actions aux parties prenantes concernées, y compris NORDAL.

3. Correction :

NORDAL reconnaît la possibilité d'impacts négatifs réels, même lorsque les meilleures politiques et processus sont en place.

Si un fournisseur découvre ou est informé qu'il provoque ou contribue à un impact négatif réel sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes de lutte contre la corruption, le fournisseur doit permettre l'accès à des recours pour les personnes concernées ou en informer les autorités compétentes.

Si le fournisseur n'a pas causé ou contribué à un tel impact négatif, mais y est directement lié tel qu'il se produit dans sa chaîne de valeur ou dans d'autres relations, le fournisseur s'engage à utiliser son influence pour amener l'entité à l'origine ou à l'origine de cet impact à empêcher qu'il ne se reproduise, à l'atténuer. la situation, et permettre l’accès à un recours efficace pour les personnes concernées ou garantir que les autorités compétentes soient informées.
Les fournisseurs ont la responsabilité explicite d’offrir réparation aux victimes des impacts négatifs réels sur les droits de l’homme qu’ils causent ou auxquels ils contribuent. Par conséquent, si de tels impacts négatifs réels sur les droits de l'homme sont identifiés, NORDAL attend de ses fournisseurs qu'ils prévoient ou coopèrent pour y remédier par le biais de processus légitimes.
Pour permettre que les impacts négatifs sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes de lutte contre la corruption, soient traités rapidement et corrigés directement, les fournisseurs doivent établir ou participer à des mécanismes de réclamation efficaces au niveau opérationnel ou sectoriel et accessibles. pour d’autres entreprises, individus et communautés, qui pourraient être affectés négativement ou qui auraient autrement identifié des impacts négatifs.

Les mécanismes de réclamation devraient avoir les caractéristiques suivantes :

Légitime : il doit permettre la confiance et être responsable d'une conduite équitable ;
Accessible : il doit être connu de tous les utilisateurs prévus (tels que les employés et la communauté locale) et fournir une assistance adéquate à ceux qui peuvent être confrontés à des obstacles particuliers pour y accéder ;
Prévisible : il doit fournir un calendrier clair et connu, une clarté sur les types de processus et de résultats disponibles, ainsi que des moyens de suivi de la mise en œuvre ;
Équitable : il doit fournir un accès raisonnable aux sources d'informations, de conseils et d'expertise nécessaires pour s'engager dans le processus dans des conditions justes, éclairées et respectueuses ;
Transparent : il doit tenir les parties informées des progrès réalisés et fournir suffisamment d'informations sur ses performances pour renforcer la confiance dans son efficacité et répondre aux intérêts publics en jeu ;
Compatible avec les droits : il doit garantir que les résultats et les recours sont conformes aux droits de l'homme internationalement reconnus, notamment aux droits du travail, à l'environnement et aux principes de lutte contre la corruption ;
Une source d’apprentissage continu : il devrait s’appuyer sur des mesures pertinentes pour identifier les enseignements permettant d’améliorer le mécanisme et de prévenir de futurs impacts négatifs ; et
Basé sur l'engagement et le dialogue : il doit consulter les personnes auxquelles il est destiné sur sa conception et ses performances, et se concentrer sur le dialogue comme moyen d'aborder et de résoudre les impacts négatifs.

III. Principes et normes du code de conduite

La déclaration de politique des fournisseurs, les processus de diligence raisonnable et de remédiation doivent couvrir les principes convenus au niveau international concernant 1) les droits de l'homme, y compris les droits du travail, 2) les principes environnementaux et 3) les principes de lutte contre la corruption.

Les principes et normes selon lesquels NORDAL attend de tous ses fournisseurs qu'ils gèrent les impacts négatifs sont décrits dans les trois sous-sections ci-dessous.

1. Droits de l'homme, y compris droits du travail

Les fournisseurs sont censés gérer les impacts négatifs sur les droits de l'homme internationalement reconnus, y compris les droits du travail, comme indiqué dans la Charte internationale des droits de l'homme et la Déclaration de l'Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail. Cela inclut également la gestion des impacts négatifs sur les consommateurs, comme indiqué dans le chapitre sur les intérêts des consommateurs des Lignes directrices de l'OCDE sur les principes multinationaux.

Une liste des droits de l'homme, y compris les droits du travail, se trouve dans le tableau ci-dessous.

2. Principes environnementaux

Les fournisseurs doivent établir des processus adéquats pour gérer tous les impacts potentiels et réels importants sur l'environnement externe et soutenir les principes de la Déclaration de Rio sur l'environnement et le développement. Ces principes sont décrits plus en détail dans le plan d’action des Nations Unies Agenda 21.

Cela correspond aux principes environnementaux décrits dans les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales.

Les principes environnementaux énumérés dans le tableau suivant doivent au minimum être gérés.

3. Principes anti-corruption

Le FOURNISSEUR doit établir des processus adéquats pour lutter contre les pratiques de corruption. De tels processus devraient soutenir et être conformes à la Convention des Nations Unies contre la corruption.

Les principes anti-corruption énumérés ci-dessous doivent au minimum être respectés.

IV. Mise en œuvre du code de conduite

Dossiers et documentation

Les fournisseurs doivent tenir des registres appropriés pour démontrer leur conformité aux exigences de ce Code. Les dossiers doivent être mis à la disposition de NORDAL sur demande. Les enregistrements appropriés comprennent, sans s'y limiter :

Engagement(s) politique(s) ;
Documentation des processus de diligence raisonnable, y compris les évaluations d'impact et les enregistrements du processus de suivi ;
Informations sur le(s) mécanisme(s) de réclamation ;
Enregistrements de tout cas significatif de non-conformité rencontré par rapport à ce Code, y compris un résumé des mesures correctives prises.

Définition des rôles et responsabilités

Les fournisseurs doivent attribuer la responsabilité au sein de leur organisation pour la mise en œuvre de ce Code. Au minimum, les représentants suivants doivent être désignés :

Un ou plusieurs représentants de la direction ayant la responsabilité et l'autorité de garantir le respect du Code.
Un responsable de la conformité qualifié responsable de la planification, de la mise en œuvre et du contrôle du respect du Code

Champ d'application

Les exigences de ce Code s'étendent à tous les fournisseurs de NORDAL et à tous leurs travailleurs, quel que soit leur statut ou leur relation avec les fournisseurs. Ce Code s'applique donc également aux travailleurs engagés de manière informelle, sur des contrats à court terme ou à temps partiel.

Les fournisseurs sont responsables de s'assurer que leurs relations commerciales, y compris leurs sous-traitants, disposent également de processus adéquats pour gérer leurs impacts négatifs sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes anti-corruption. Cela inclut les sous-traitants classés comme travailleurs à domicile ou petits agriculteurs. Dans le cadre de cette obligation, un fournisseur doit :

Exiger des sous-traitants qu'ils informent le fournisseur des autres entités commerciales de la chaîne d'approvisionnement participant à la production de chaque commande.
Utiliser son influence pour inciter les sous-traitants à œuvrer pour répondre aux exigences de ce Code
Entreprendre des efforts raisonnables pour vérifier que les sous-traitants opèrent conformément à ce Code.

Collaboration continue

NORDAL peut surveiller les opérations des fournisseurs dans le but de mieux comprendre comment les fournisseurs gèrent leurs impacts sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes anti-corruption.

NORDAL attend de tous ses fournisseurs qu'ils soient en mesure, à tout moment, de déclarer par écrit leur stade de mise en œuvre par rapport aux exigences contenues dans ce Code. Les fournisseurs sont censés à tout moment coopérer volontairement pour répondre à d'autres questions, auto-évaluations et, si cela est jugé nécessaire, coopérer avec NORDAL pour améliorer les systèmes de gestion des impacts négatifs sur les droits de l'homme, y compris les droits du travail, l'environnement et les principes de lutte contre la corruption.

Les fournisseurs doivent accueillir les visites de NORDAL. Cela inclut la fourniture d'un accès physique à tout représentant de NORDAL ou désigné par notre société. NORDAL se réserve le droit de laisser un tiers indépendant de notre choix effectuer des inspections sur place pour vérifier la conformité aux exigences de ce Code.

Lorsque des cas de non-conformité sont détectés à la suite de visites de fournisseurs, ceux-ci se verront accorder un délai fixe pour corriger eux-mêmes le défaut. En cas d'échec dans la résolution automatique d'un problème, NORDAL est disposé à engager un dialogue constructif avec les fournisseurs pour élaborer et mettre en œuvre des plans d'action, avec des délais appropriés pour la mise en œuvre et les améliorations à réaliser. L'accord sur le respect des plans d'action permet la poursuite d'une relation commerciale, à condition que NORDAL constate que les fournisseurs mettent en œuvre le plan de bonne foi. En cas de manquements répétés et graves aux exigences du présent Code, NORDAL se réserve le droit de mettre fin aux relations commerciales avec ses fournisseurs et éventuellement d'annuler toute production ou livraison en cours.